TMF

TMF Group to globalna firma outsourcingowa posiadająca ponad 125 biur w 87 krajach, zatrudniająca ponad 11 000 pracowników. W środowisku nieustannie postępującej globalizacji świadczymy profesjonalne usługi wspierając naszych klientów w prowadzeniu działalności lokalnej lub globalnej. Niezależnie od tego, czy klienci wchodzą na nowe rynki czy rozwijają działalność w danym kraju, zapewniamy im możliwość skoncentrowania się na ich podstawowej działalności, odejmując im stres związany z odpowiedzialnością za kwestie księgowe, prawne czy kadrowo-płacowe.

Poszukujemy osoby do naszego zespołu w Warszawie, która będzie odpowiadać za zarządzanie codziennymi procesami operacyjnymi dla przydzielonego portfolio klientów. Rola łączy współpracę z klientami, koordynację pracy zespołu oraz efektywne zarządzanie zadaniami i zasobami. Zakres obowiązków zależy od specjalizacji i doświadczenia kandydata w obszarze kadr lub płac.

1. Kompleksowe wsparcie pracowników w obsłudze klientów zgodnie z procedurami 

dotyczącymi zatrudniania oraz zasadami wynagradzania. 

2. Zarządzanie zadaniami i czasem członków zespołu na przydzielonym portfolio klientów.

3. Kontrola i odpowiedzialność za wprowadzenie informacji źródłowych do systemu 

kadrowo-placowego.

4. Odpowiedzialność i kontrola prawidłowego oraz zgodnego z regulacjami prawnymi 

przygotowania list płac i przelewów wynagrodzeń do realizacji w systemie bankowym.

5. Akceptacja danych końcowych oraz raportów, w porozumieniu z Kierownikiem.

6. Konsultowanie trudnych oraz niestandardowych kwestii związanych z obszarem kadr i 

płac.

7. Branie aktywnego udziału w projektach dotyczących usprawnień procesowych.

8. Podpisywanie zgodnie z otrzymanym Pełnomocnictwem odpowiednich dokumentów / 

deklaracji podatkowych. 

9. Nadzorowanie zakładania akt osobowych i archiwizowania zleconej dokumentacji 

kadrowo-płacowej zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami.

10. Sporządzanie lub nadzorowanie przygotowania dokumentów dotyczących nawiązania, 

trwania oraz rozwiązania stosunku pracy, zgodnie z dyspozycją klienta.

11. Realizacja zadań na systemach operacyjnych oraz narzędziach wdrożonych i stosowanych 

w TMF oraz na systemach klientów.

12. Inne zadania zlecone przez Kierownika lub Dyrektora Serwisu zgodnie z indywidualnymi 

kompetencjami oraz doświadczeniem.

Przestrzeganie zgodności przepisów i procedur

• Wskazywanie dodatkowego zakresu usług dla klienta i dostarczanie odpowiednich 

informacji Kierownikowi.

• Wskazywanie błędów lub braków w dokumentacji dostarczonej przez klienta.

• Weryfikacja list płac i przelewów wynagrodzeń do realizacji w systemie bankowym.

• Weryfikacja oraz kontrola ustalonych terminów dla przypisanych klientów.

• Weryfikacja listy plac klientów oraz wskazywanie ewentualnych błędów. 

• Weryfikacja pracy innych współpracowników.

• Wykazywanie aktywności oraz inicjatywy w wyjaśnianiu spraw, wskazywaniu możliwych 

oszczędności oraz efektywności dla klientów oraz dla obowiązujących procesów w

Zespole, przy aktywnym dzieleniu się najlepszymi praktykami.

• Dzielenie się wiedzą i doświadczeniem ze Specjalistami i Kierownikami na terenie kraju/ 

regionu/ TMF w celu zgromadzenia oraz dzielenia się najlepszymi praktykami w swoim 

obszarze.

• Przygotowanie analiz oraz rekomendacji w zakresie wdrożeń nowelizacji prawa pracy oraz 

polityki wynagrodzeń.

• Konsultowanie oraz udzielanie wskazówek przy skomplikowanych kwestiach.

• Przestrzeganie wszystkich procedur obowiązujących w zakładzie pracy oraz odpowiednich 

standardów pracy.

Klienci

• Udział w spotkaniach operacyjnych z przedstawicielami klientów. 

• Działa jako właściciel dostarczania usług dla klienta. Posiada prawa własności do zapytań 

klientów w Enate, działa na L2.

• Organizuje regularne spotkania z klientami dotyczące świadczenia usług i raportuje wyniki 

do HRP Manager.

• Odpowiedzialny za klienta SLA, KPI i rezultaty w tym Horizon i Enate metryk.

• Wspiera HRP Manager podczas procesu sprzedaży i projektowania rozwiązań dla 

potencjalnych klientów.

• Wymiana informacji z klientem odnośnie wszelkich spraw operacyjnych.

• Pozyskanie nowych klientów poprzez udział w spotkaniach z potencjalnych klientami.

Zarządzanie ludźmi i współpraca

• Zarządzanie pracownikami na przydzielonym portfolio klientów w bezpośrednim 

powiązaniu z HRP Manager.

• Współpraca z HRP Manager w zakresie planowania zasobów i siły roboczej, w tym 

rekrutacji.

• Zarządzanie wydajnością i KPI związane z dostawą do klienta.

• Wspieranie w rozwoju zawodowym oraz wdrożeniu pracowników na wszystkich 

poziomach zaszeregowania.

• Pełnienie funkcji Zastępcy Kierownika w zastępstwie Kierownika.

• Prowadzenie szkoleń wewnętrznych dla pracowników na wszystkich poziomach 

zaszeregowania.

• Określanie potrzeb szkoleniowych dla członków zespołu. 

Kompetencje zawodowe – JB4 zgodnie z macierzą kompetencji

Doskonałość operacyjna 

• Podejmuje decyzje mające wpływ na zespół w oparciu 

o dostępne informacje oraz wiedzę.

• Jest odpowiedzialny za zapewnienie najwyższych 

standardów obsługi klientów.

• Jest zaangażowany w sprawy klientów w celu 

zrozumienia ich potrzeb i przekłada pierwszeństwo w 

jakości usług i satysfakcji klientów.

• Umie nadać priorytety sprawom klientów i 

odpowiednio do nich podchodzi.

• Jest na bieżąco z kierunkami rozwoju biznesu oraz 

zmianami w przepisach związanych z obowiązkami 

zawodowymi.

Świadomość biznesowa 

• Posiada wiedzę na temat linii biznesowych TMF oraz 

odpowiednich wymagań regulacyjnych z nimi 

związanych.

• Zna i rozumie organizację TMF.

• Potrafi wykazać wpływ własnych działań na zespół.

Przywództwo i zarządzanie zespołami

• Koordynuje zasobami wewnętrznymi i zewnętrznymi w 

celu osiągnięcia wyników w sposób terminowy, 

dokładny i profesjonalny.

• Dzieli się wiedzą w celu zapewnienia wykonania celów 

zespołu.

Umiejętności interpersonalne

• Zarządza wewnętrznymi i zewnętrznymi 

oczekiwaniami interesariuszy w zakresie dostarczania 

usług oraz eskalowania ich wątpliwości.

• Rozwiązuje sytuacje konfliktowe w sposób 

kontrolowany i potrafi przekonać do tego 

pracowników.

• Potrafi zaangażować się w sprawy związane z 

posiadaną specjalizacją we wszystkich obszarach 

organizacji.

Obsługa klienta 

• Zarządza oczekiwaniami klientów, tak aby czuli się 

docenieni.

• Proaktywnie wskazuje możliwości i szuka rozwiązań.

• Zapewnia dostęp do odpowiednich informacji.

• Jest odpowiedzialny za dostarczanie usług na 

najwyższym poziomie.

• Wdraża usprawnienia do procesu obsługi klienta.

Doświadczenie

• Minimum 3- 5 lat doświadczenia w obszarze Działu Kadr i Płac.

• Minimum 3-5 lata doświadczenia w naliczaniu wynagrodzeń.

• Doświadczenie w branży outsourcingowej będzie dodatkowym atutem.

Wykształcenie i szkolenia

• Dyplom Licencjata lub Magistra (preferowane kierunki to administracja, ekonomia, 

zarządzanie, prawo lub powiązane) – nie są już wymagane, kluczowe są 

kompetencje, cechy osobiste i umiejętności.

Umiejętności specjalistyczne (operacyjne i procesowe)

• Bardzo dobra znajomość zagadnień prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, przepisów 

podatkowych oraz prawa cywilnego.

• Zaawansowana znajomość MS Office.

• Wcześniejszą praca z programem placowym.

Języki Obce

• Znajomość języka angielskiego specjalistycznego na poziomie minimum B2 / C1

• Prywatna opieka medyczna
• Możliwość dołączenia do ubezpieczenia na życie
• Darmowe lekcje Business English - online
• Dostęp do platformy językowej Go Fluent z 12 różnymi językami obcymi do nauki online (bezpłatnie)
• Elastyczne godziny pracy
• Kafeteryjny system benefitów - MyBenefit (m.in dofinansowanie do kart Multisport)
• Karta przedpłacona Pluxee doładowywana każdego miesiąca
• Dostęp do platformy well-being "Helping Hand" oferującej różnego rodzaju webinary/ spotkania ze specjalistami z zakresu well-being
• Wewnętrzna platforma szkoleniowa - Business Academy 
• Fundusz Świadczeń Socjalnych
• Program poleceń pracowniczych - Refer a Friend
• Rzetelne wsparcie w realizacji własnych celów zawodowych